1. Kdo odpovídá za zpracování
U pracovních údajů vložených do firemního prostoru je zpravidla správcem vaše firma nebo zaměstnavatel: určuje proč se údaje používají, kdo k nim má přístup a jak dlouho se uchovávají. Provozovatel FuzeWork tyto údaje zpracovává jako zpracovatel podle pokynů firmy.
U údajů potřebných k provozu vlastního účtu, zabezpečení služby, fakturaci, komunikaci s podporou a plnění právních povinností může být provozovatel FuzeWork samostatným správcem. Přesná právní identita musí být před zveřejněním doplněna v oddílu 15.
2. Jaké údaje mohou být zpracovány
- identifikační a kontaktní údaje, UID účtu, firma, role, jazyk a nastavení;
- přiřazení k týmům a projektům, oprávnění a žádosti o připojení;
- příchody, odchody, pracovní intervaly, opravy, komentáře a auditní záznamy;
- fotografie, popisky, metadata souborů a případně poloha, pokud je funkce zapnuta a povolena;
- problémy kvality, jejich stav, komentáře, fotografie a související korekce docházky;
- účtenky, výdaje, přílohy a výsledky volitelného automatizovaného vytěžení;
- technické a bezpečnostní údaje, typ zařízení, verze aplikace, diagnostika a záznamy o chybách;
- verze, čas, zdroj a stav udělených nebo změněných souhlasů a potvrzení.
3. Účely a právní základy
- poskytnutí účtu a objednaných funkcí: plnění smlouvy nebo kroky před jejím uzavřením;
- docházka, řízení lidí a projektů: právní základ určuje firma jako správce, typicky pracovní smlouva, právní povinnost nebo oprávněný zájem;
- zabezpečení, prevence zneužití, audit a stabilita: oprávněný zájem nebo právní povinnost;
- fakturace, účetnictví a právní nároky: plnění smlouvy a právní povinnosti;
- volitelný marketing: samostatný odvolatelný souhlas;
- kamera, fototéka a poloha: systémové oprávnění zařízení umožňuje technický přístup; právní základ pracovního zpracování musí určit firma.
4. Zdroje údajů
Údaje získáváme od uživatele, administrátorů a vedoucích jeho firmy, z funkcí zařízení, z pracovních záznamů vytvořených ve službě a automaticky z technického provozu. Firma může doplnit nebo opravit údaje v rozsahu svých oprávnění.
5. Kamera, fotografie a poloha
FuzeWork nesleduje polohu pracovníka průběžně ani na pozadí. Přesná poloha se může jednorázově uložit pouze při konkrétní akci uživatele: při pořízení fotografie příchodu nebo odchodu, fotografie provedeného díla nebo dokumentace problému projektu. Použití vyžaduje zapnutý příslušný speciální modul dostupný v podporovaném tarifu (aktuálně PRO), nastavení firmy a projektu, evidovaný souhlas pracovníka a systémové oprávnění zařízení.
Vlastník firmy může fotodocházku vůbec nepoužívat, nastavit ji jako volitelnou nebo z ní konkrétního pracovníka vyjmout. Docházku může bez fotografie a bez získání polohy zapsat také oprávněný vedoucí týmu. Nastavení projektu může jednotlivé fotografické nebo GPS funkce vypnout.
Systémové oprávnění ani potvrzení v aplikaci samo o sobě neurčuje právní základ zaměstnaneckého zpracování. Firma musí posoudit nezbytnost, přiměřenost, informování pracovníků a případné místní pracovněprávní požadavky.
6. Příjemci a poskytovatelé služeb
K údajům mají přístup oprávnění uživatelé příslušné firmy podle rolí. Google Cloud a Firebase technicky zajišťují autentizaci, databázi Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions, App Check a provozní bezpečnostní logy. Volitelná analýza účtenek předává příslušný doklad službě Google Gemini API pouze po výslovném spuštění této funkce.
Apple, Google a Meta mohou při uživatelem zvoleném přihlášení zpracovat autentizační údaje podle vlastních podmínek. Cloudflare Pages zajišťuje veřejné webové a právní stránky. Firebase Analytics, Crashlytics ani Performance Monitoring nejsou v aktuálním Android sestavení používány. Tento seznam se aktualizuje před nasazením nového poskytovatele nebo účelu.
7. Předávání mimo EHP
Někteří poskytovatelé mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. Takové předání musí být založeno na rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložkách nebo jiné zákonné záruce. Firma může požádat o informace o konkrétní záruce.
8. Doba uchování
Po dokončení se zachová pouze minimalizovaný stav žádosti potřebný k doložení bezpečného vyřízení. Výjimka z uvedené lhůty musí být zdokumentována konkrétním právním důvodem, rozsahem a datem další kontroly.
- aktivní účet, profil a firemní pracovní údaje: po dobu používání služby a podle pokynů firmy jako správce;
- ověřená žádost o smazání: 30denní ochranná lhůta; po jejím skončení nejvýše 30 dní na odstranění přímých identifikátorů a dokončení schváleného rozsahu;
- export před smazáním: chráněný odkaz je dostupný 14 dní; samotný export se odstraní nejpozději do 30 dní od dokončení žádosti;
- záložní kopie odstraněných dat: bezpečné přepsání nejpozději do 90 dní, bez obnovení do aktivní služby mimo řešení incidentu;
- bezpečnostní, auditní a provozní záznamy: nejvýše 12 měsíců, nejsou-li dříve anonymizovány nebo není delší uchování nezbytné pro konkrétní probíhající právní spor;
- doklady a pracovní záznamy firmy: FuzeWork nestanoví vlastní desetiletou archivaci; firma si je před uzavřením vyexportuje a určuje případnou další zákonnou dobu uchování jako správce.
9. Zabezpečení
Používají se technická a organizační opatření odpovídající riziku, zejména autentizace, oddělení firemních prostorů, řízení rolí, šifrovaný přenos, pravidla přístupu, auditní záznamy a omezený přístup podpory. Žádný systém však nemůže zaručit absolutní bezpečnost.
10. Práva fyzických osob
U pracovních údajů uplatněte žádost nejprve u své firmy nebo zaměstnavatele. FuzeWork jí jako zpracovatel poskytne přiměřenou součinnost. U údajů, kde je provozovatel správcem, použijte kontakt v oddílu 15.
- právo na informace a přístup k údajům;
- právo na opravu nepřesných údajů;
- právo na výmaz nebo omezení, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
- právo na přenositelnost u příslušných zpracování;
- právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
- právo kdykoli odvolat souhlas bez vlivu na dřívější zákonnost;
- právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.
11. Souhlas v pracovním vztahu
Povinné potvrzení této informace v aplikaci především dokládá, že uživatel informace obdržel. Samo o sobě neurčuje právní základ veškeré zaměstnanecké docházky a kontroly práce.
V pracovním vztahu nemusí být souhlas kvůli nerovnováze mezi zaměstnavatelem a pracovníkem svobodný. Firma musí pro každé zpracování určit vhodný právní základ a nepodmiňovat práci volitelným souhlasem, pokud to není nezbytné a zákonné. Marketingový souhlas zůstává samostatný a odvolatelný.
12. Automatizované rozhodování
FuzeWork nemá být používán k rozhodnutí s právním nebo obdobně významným účinkem založenému výhradně na automatizovaném zpracování. Automatické součty, filtry, upozornění nebo vytěžení dokladu jsou podpůrné výstupy a musí být podle významu ověřeny člověkem.
13. Děti
Služba je určena organizacím a osobám oprávněným pracovat podle místních právních předpisů. Firma nesmí vytvořit účet osobě, pro kterou nemá zákonný důvod a potřebná oprávnění.
14. Změny a verze
Každé znění má verzi a trvalou URL. U podstatné změny účelů, právních základů, příjemců nebo práv bude uživatel informován a případně bude vyžadováno nové potvrzení. Starší znění zůstává v archivu.
15. Správce, DPO a kontakt
Provozovatelem FuzeWork a kontaktem pro práva k údajům, kde je provozovatel samostatným správcem, je Pavel Majer, Ortenovo náměstí 14, Praha 7, Česká republika, e-mail pavel.majer@fuzenest.io. Provozovateli nebylo přiděleno IČO. Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován.
U pracovních údajů je kontaktem primárně firma nebo zaměstnavatel uvedený v uživatelském profilu. Příslušný dozorový úřad lze vyhledat podle místa bydliště, práce nebo údajného porušení.