Informace o zpracování osobních údajů

1. Kdo odpovídá za zpracování

U pracovních údajů vložených do firemního prostoru je zpravidla správcem vaše firma nebo zaměstnavatel: určuje proč se údaje používají, kdo k nim má přístup a jak dlouho se uchovávají. Provozovatel FuzeWork tyto údaje zpracovává jako zpracovatel podle pokynů firmy.

U údajů potřebných k provozu vlastního účtu, zabezpečení služby, fakturaci, komunikaci s podporou a plnění právních povinností může být provozovatel FuzeWork samostatným správcem. Identita a kontakt provozovatele jsou uvedeny v oddílu 15.

2. Jaké údaje mohou být zpracovány

identifikační a kontaktní údaje, UID účtu, firma, role, jazyk a nastavení;
přiřazení k týmům a projektům, oprávnění a žádosti o připojení;
příchody, odchody, pracovní intervaly, opravy, komentáře a auditní záznamy;
fotografie, popisky, metadata souborů a případně poloha, pokud je funkce zapnuta a povolena;
problémy kvality, jejich stav, komentáře, fotografie a související korekce docházky;
účtenky, výdaje, přílohy a výsledky volitelného automatizovaného vytěžení; údaje o nákupech digitálních funkcí a předplatném, například produkt, stav transakce a pseudonymizovaná vazba na účet;
technické a bezpečnostní údaje, typ zařízení, verze aplikace, identifikátory aplikace nebo instalace, atestační signály, IP adresa při síťovém volání a token zařízení pro doručení technické zprávy, pokud je zpracuje použitá infrastruktura pro přihlášení, App Check, poskytování funkcí, zabezpečení a prevenci zneužití; diagnostika a záznamy o chybách;
verze, čas, zdroj a stav udělených nebo změněných souhlasů a potvrzení.

3. Účely a právní základy

poskytnutí účtu a objednaných funkcí: plnění smlouvy nebo kroky před jejím uzavřením;
docházka, řízení lidí a projektů: právní základ určuje firma jako správce, typicky pracovní smlouva, právní povinnost nebo oprávněný zájem;
zabezpečení, prevence zneužití, audit a stabilita: oprávněný zájem nebo právní povinnost;
fakturace, účetnictví a právní nároky: plnění smlouvy a právní povinnosti;
volitelný marketing: samostatný odvolatelný souhlas;
kamera, fototéka a poloha: systémové oprávnění zařízení umožňuje technický přístup; právní základ pracovního zpracování musí určit firma.

4. Zdroje údajů

Údaje získáváme od uživatele, administrátorů a vedoucích jeho firmy, z funkcí zařízení, z pracovních záznamů vytvořených ve službě a automaticky z technického provozu. Firma může doplnit nebo opravit údaje v rozsahu svých oprávnění.

5. Kamera, fotografie a poloha

FuzeWork nesleduje polohu pracovníka průběžně ani na pozadí. Přesná poloha se může jednorázově uložit pouze při konkrétní akci uživatele: při pořízení fotografie příchodu nebo odchodu, fotografie provedeného díla nebo dokumentace problému projektu. Použití vyžaduje zapnutý příslušný speciální modul dostupný v podporovaném tarifu (aktuálně PRO), nastavení firmy a projektu, evidovaný souhlas pracovníka a systémové oprávnění zařízení.

Vlastník firmy může fotodocházku vůbec nepoužívat, nastavit ji jako volitelnou nebo z ní konkrétního pracovníka vyjmout. Docházku může bez fotografie a bez získání polohy zapsat také oprávněný vedoucí týmu. Nastavení projektu může jednotlivé fotografické nebo GPS funkce vypnout.

Systémové oprávnění ani potvrzení v aplikaci samo o sobě neurčuje právní základ zaměstnaneckého zpracování. Firma musí posoudit nezbytnost, přiměřenost, informování pracovníků a případné místní pracovněprávní požadavky.

6. Příjemci a poskytovatelé služeb

K údajům mají přístup oprávnění uživatelé příslušné firmy podle rolí. Google Cloud a Firebase technicky zajišťují autentizaci, databázi Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions, App Check a provozní bezpečnostní logy. Volitelná analýza účtenek předává příslušný doklad službě Google Gemini API pouze po výslovném spuštění této funkce.

Apple, Google a Meta mohou při uživatelem zvoleném přihlášení zpracovat autentizační údaje podle vlastních podmínek. Cloudflare Pages zajišťuje veřejné webové a právní stránky. Firebase Analytics, Crashlytics ani Performance Monitoring nejsou v aktuálních mobilních sestaveních používány. Tento seznam se aktualizuje před nasazením nového poskytovatele nebo účelu.

7. Předávání mimo EHP

Někteří poskytovatelé mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. Takové předání musí být založeno na rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložkách nebo jiné zákonné záruce. Firma může požádat o informace o konkrétní záruce.

8. Doba uchování

Po dokončení se zachová pouze minimalizovaný stav žádosti potřebný k doložení bezpečného vyřízení. Výjimka z uvedené lhůty musí být zdokumentována konkrétním právním důvodem, rozsahem a datem další kontroly.

aktivní účet, profil a firemní pracovní údaje: po dobu používání služby a podle pokynů firmy jako správce;
ověřená žádost o smazání: 30denní ochranná lhůta; po jejím skončení nejvýše 30 dní na odstranění přímých identifikátorů a dokončení schváleného rozsahu;
export před smazáním: chráněný odkaz je dostupný 14 dní; samotný export se odstraní nejpozději do 30 dní od dokončení žádosti;
záložní kopie odstraněných dat: bezpečné přepsání nejpozději do 90 dní, bez obnovení do aktivní služby mimo řešení incidentu;
bezpečnostní, auditní a provozní záznamy: nejvýše 12 měsíců, nejsou-li dříve anonymizovány nebo není delší uchování nezbytné pro konkrétní probíhající právní spor;
doklady a pracovní záznamy firmy: FuzeWork nestanoví vlastní desetiletou archivaci; firma si je před uzavřením vyexportuje a určuje případnou další zákonnou dobu uchování jako správce.

9. Zabezpečení

Používají se technická a organizační opatření odpovídající riziku, zejména autentizace, oddělení firemních prostorů, řízení rolí, šifrovaný přenos, pravidla přístupu, auditní záznamy a omezený přístup podpory. Žádný systém však nemůže zaručit absolutní bezpečnost.

10. Práva fyzických osob

U pracovních údajů uplatněte žádost nejprve u své firmy nebo zaměstnavatele. FuzeWork jí jako zpracovatel poskytne přiměřenou součinnost. U údajů, kde je provozovatel správcem, použijte kontakt v oddílu 15.

právo na informace a přístup k údajům;
právo na opravu nepřesných údajů;
právo na výmaz nebo omezení, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
právo na přenositelnost u příslušných zpracování;
právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
právo kdykoli odvolat souhlas bez vlivu na dřívější zákonnost;
právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.

12. Automatizované rozhodování

FuzeWork nemá být používán k rozhodnutí s právním nebo obdobně významným účinkem založenému výhradně na automatizovaném zpracování. Automatické součty, filtry, upozornění nebo vytěžení dokladu jsou podpůrné výstupy a musí být podle významu ověřeny člověkem.

12a. Automatická bezpečnostní kontrola obsahu

Pro prevenci zneužití, zabezpečení a dodržování pravidel zpracováváme podporované komentáře, fotografie a obrazové přílohy účtenek. Kontrola může pracovat s omezenou kopií nebo miniaturou a s krátkým textem a vytváří rizikové kategorie, bezpečnostní stav, popis a vyhledávací štítky. Do služby Google Gemini API je odeslán pouze obsah nutný pro tento účel; Google Cloud a Firebase zajišťují hostování, přenos a související zpracování. App Check předává identifikátory aplikace nebo instalace pro ochranu rozhraní.

Výsledek neslouží jako výlučně automatizované rozhodnutí se závažným právním účinkem. Podezřelý obsah je dočasně omezen, uživatel jej může upravit nebo vyžádat lidské posouzení. Důkazní kopie, stav kontroly a auditní záznam mohou být uchovány po dobu aktivního incidentu a nezbytnou dobu pro bezpečnost, právní nároky a prevenci opakovaného zneužití; běžné pracovní údaje účtenek, fotografie, docházka a poloha se řídí ostatními retenčními pravidly tohoto oznámení.

Firebase Analytics, Crashlytics ani Performance Monitoring nejsou v mobilních aplikacích použity. Automatická kontrola není reklamní profilování a data se nepoužívají pro reklamu.

12b. Hlášení závažného zneužití a ochrana oznamovatele

Při hlášení podezření na nucenou práci, obchodování s lidmi, vykořisťování dětí, násilí nebo odvetu zpracováváme jen přiměřeně potřebné údaje o incidentu, oznamovateli, dotčených osobách, obsahu, časech, rozhodnutí a přístupech k důkazům. Účelem je bezpečnost, prevence zneužití, lidské posouzení, ochrana práv, právní nároky a splnění zákonné povinnosti.

Přístup je omezen na oprávněné firemní moderátory a v eskalovaném případě na pověřeného provozovatele. Totožnost oznamovatele chráníme v rozsahu prakticky možném a dovoleném právem, ale neslibujeme úplnou anonymitu. Údaje můžeme omezit nebo uchovat po dobu aktivního šetření a nezbytnou dobu pro bezpečnost či právní nárok a předat je příslušnému orgánu jen na platném právním základě. Automatická klasifikace může incident označit k přezkumu, sama však nerozhoduje o vině, sankci, pracovním poměru ani předání orgánu.

5a. Potvrzení věku

Ukládáme výsledek vlastního prohlášení 18+ a samostatného potvrzení vlastníka firmy, čas, minimální věkovou hranici, verzi pravidla a identifikátor potvrzujícího účtu. Jde o osobní údaje používané pro řízení přístupu a audit. Pro tuto kontrolu neukládáme datum narození, doklad totožnosti, fotografii dokladu ani biometrický odhad věku. Účelem je řízení přístupu, ochrana nezletilých, audit a plnění smluvních podmínek používaných AI služeb. Údaje uchováváme po dobu účtu a nezbytnou auditní dobu.

12c. Automatizované zpracování obsahu

Pro bezpečnostní klasifikaci zpracováváme vložený text nebo obrázek, nezbytná technická metadata, výsledek a auditní záznam. Gemini obdrží obsah pouze tehdy, když jeho autor při odeslání povolil volitelné generativní zpracování. Bez povolení se použije přímo Google Cloud Natural Language moderateText pro text nebo Google Cloud Vision SafeSearch pro obrázek. Tyto klasifikační služby se použijí také jako jediný záložní pokus, pokud povolené Gemini selže, není dostupné nebo nevrátí použitelný výsledek; po úspěchu Gemini se stejné zpracování nezdvojuje. Neúspěšně zkontrolovaný obsah zůstává ostatním skrytý v karanténě.

Volitelné vytěžení účtenky generativní AI vyžaduje oprávnění k účtenkám, Fuzio kredity a výslovné povolení k předání obsahu službě Google Gemini; prémiový nárok se vyžaduje navíc jen u volitelných popisů a štítků projektových fotografií a fotografií hlášení kvality. Povolení lze pro nové podklady změnit v profilu. Bez něj se obrázek po samostatném upozornění odešle pouze službě Google Cloud Vision pro povinnou bezpečnostní klasifikaci. Pokud se nepodaří ani povolená kontrola Gemini, ani klasifikace Vision, obrázek zůstane skrytý v karanténě. Výstupy AI mohou být nepřesné a před závažným použitím vyžadují kontrolu člověkem.

13. Nezletilí

FuzeWork není určen osobám mladším 18 let. Uživatel musí sám prohlásit plnoletost a vlastník firmy musí před aktivací pracovníka samostatně potvrdit provedení kontroly. Firma nesmí vytvořit ani ponechat aktivní účet osoby mladší 18 let. Pokud se o takovém použití dozvíme, přístup omezíme nebo ukončíme a související údaje zpracujeme podle práva a bezpečnostních povinností.

14. Změny a verze

Každé znění má verzi a trvalou URL. U podstatné změny účelů, právních základů, příjemců nebo práv bude uživatel informován a případně bude vyžadováno nové potvrzení. Starší znění zůstává v archivu.

15. Správce, DPO a kontakt

Provozovatelem FuzeWork a kontaktem pro práva k údajům, kde je provozovatel samostatným správcem, je Pavel Majer, Ortenovo náměstí 14, Praha 7, Česká republika, e-mail pavel.majer@fuzenest.io. Provozovateli nebylo přiděleno IČO. Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován.

U pracovních údajů je kontaktem primárně firma nebo zaměstnavatel uvedený v uživatelském profilu. Příslušný dozorový úřad lze vyhledat podle místa bydliště, práce nebo údajného porušení.